企云云
发布日期：2017-08-08
目前，业界已经认识到成功实施ERP等信息化系统，对于提升公司综合竞争力所起的作用。但是无论多好的信息化系统，仅仅是管理者需要借助的一个管理工具，而无法代替管理本身。况且，信息化系统本身也是一把“双刃剑”，用得好可以提高企业的综合竞争能力;用得不好，则很可能在较大程度上使企业自身受到重创。因此，企业要想成功运用这一管理工具，一方面必须对这一工具有较深入的认识;另一方面，企业在立信息化项目之前，必须要确定好自己想要达成的目标，明确自己的信息化需求。
企业通过对自身业务的调研，分析业务需求，了解到目前管理中存在的问题，结合本身的行业特点、当前的状况和未来发展，明确企业的规模、生产类型以及希望通过信息化想要解决的问题。这些就构成了一份企业对信息化的需求报告，从而为企业的信息化选型提供重要的依据。
目前，许多文献都对ERP选型等进行了一系列的研究，而对系统选型之前的业务流程调研和业务需求报告的获取方法研究较少。本文根据某一大型机电装备制造企业实施ERP项目的案例来归纳总结出一种制造型企业实施ERP项目的业务需求调研方法，希望能给后续企业实施ERP项目提供一种适用的业务需求调研方法。
1 业务流程的调研方法
任何一个企业的经营运作都是由一系列连贯而交错的业务流程来实现的。企业通过对自己业务流程的调研，一方面了解自己的不足，再从企业自身的角度出发，围绕企业的经营目标，不断改进和提升企业的业务流程;另一方面通过在ERP项目实施过程中，从项目实施成功的角度，围绕ERP项目的实施目标，在项目实施的各个环节，对流程管理涉及的任务、内容和需要交付的成果进行管理。在ERP等信息化项目实施过程中，流程管理贯穿于项目的始终。合适的业务流程调研方法不仅使调研工作能顺利进行，而且会得到较高价值的调研报告和业务需求报告，对后续的系统选型及项目实施打下较好的基础。
广东某一大型机电装备制造企业因企业发展的需要，准备实施ERP项目。为了在项目的实施过程中引进先进的管理理念、思想和方法，规避项目选型风险及实施风险，保证项目的成功，首先必须进行业务需求调研，全面明晰企业自身的内在管理需求，明确关键业务、系统目标和期待效果，最终根据需求进行合适的系统选型。通过业务需求调研，对公司14个业务部门的现有管理现状做出全面描述，初步分析现有问题及问题形成的原因;明晰公司及各业务部门的组织架构及提出改进建议;确定各业务部门职能#明确部门岗位职责;理清各业务部门内的与规范管理、提高效率、节省成本、增进效益等核心竞争要素直接相关的核心业务流程，简化、规范一般因例外或强调特殊性、权利、管理不规范、习惯等主客观因素而设立的辅助流程;结合各业务部门实际，提出详细的业务需求及期望通过信息化达到的目标;进一步明晰信息化发展的总体规划。
根据该公司业务流程的调研目标，制定业务流程调研策略。首先，由公司ERP小组在公司内部某一部门作调研，与该部门业务人员进行不断探讨，得到该部门的《业务流程现状调研报告》及《业务需求报告》。ERP小组以该部门的调研报告为基础做出调研模板，并熟悉需求调研工作的内容、步骤和方法。
其次，ERP小组讲解现状调研模版，各业务部门按照模版对自己部门的现状进行调研、总结、描述。业务现状调研报告的内容主要包含：现有业务的详细流程图及流程描述;对关键控制点进行总结式的描述;汇集流程中所有表单，列出清单;对现有业务流程中面临的主要问题进行概要的描述。ERP小组制定《ERP项目文档管理指南》《模板文档填写说明》，下发给各业务部门，供业务部门参考。
再次，《部门业务需求调研报告》由各业务部门指定内部人员撰写，ERP小组成员全程协助各业务部门进行现状调研，尽可能多与各部门负责人进行协商沟通，保证本次业务调研能够准确反映企业现状。在现状调研完成后，ERP小组召集相关部门负责人以及相关部门项目组人员针对所完成的现状调研文档的内容进行讨论、改进和完善，最终由ERP小组将现状调研文档交由流程负责人、部门负责人等签字确认。
最后，业务部门内部提交自己的业务调研报告和业务需求报告。这样的报告必然能较准确反映企业现状和满足业务部门自己的要求。随后，现状调研文档提供给实施顾问，由实施顾问针对企业的实际需求提出解决方案。
该公司在业务流程调研和分析中特别强调：第一，在进行业务流程梳理时，各业务部门自己内部讨论，保证每一个流程在自己内部的正确性和合理性。每一条涉及到其他部门的业务流程，都应由这一个流程的主控业务部门牵头，召集相关协同业务部门共同讨论，找出每一个不合理或不完善的地方，并给出解决方案。在部门内部讨论时，应由部门较高领导主持;而在相关部门共同讨论时，需要公司较高领导参加。第二，确认流程所在主控业务环节和协同业务环节，以及确认各主控业务环节上的业务要素是两大重点工作。第三，在业务流程调研分析和业务需求表述时，尽量用业务部门的业务语言来描述业务部门的业务需求#避免使用容易混淆的词语、短语和概念，从而尽可能减小项目实施的风险。
2 业务需求的获取方法
该公司在业务流程调研完成以后，就根据调研报告提出自己的业务需求。该公司在提出信息化需求报告时考虑到战略(宏观)需求和业务(微观)需求两个方面。战略(宏观)需求分析会得出信息化项目的建议书和可行性分析，详细而又明确的业务(微观)需求分析就是该企业真正需要解决信息化系统的问题。
该公司重点关注了战略(宏观)需求的两个问题：公司为什么要上信息化系统?公司上信息化系统的时机成熟与否?在回答这两个问题时，该公司重点考虑到：第一，公司的市场环境和生产特点，包括产品、技术发展趋势#竞争对手及其情况等。第二，公司从市场、产品、技术、工艺、装备、质量、人力资源及管理机制等方面分析影响自身竞争力和制约自身发展的主要因素，明确症结。第三，明确公司目前较大的问题，决定一定要通过信息化来解决。第四，分析自身信息化的基础条件已具备，资金的投入也已到位。第五，预估了实施信息化系统的宏观和微观社会效益及经济效益。
同时，该公司在自己的业务(微观)需求中，从企业日常运行的业务流程入手，按照业务运行的全过程来进行分析。业务需求分析包括4个方面内容：第一，各个业务部门的业务运作基本情况描述，包括组织架构、部门职责、岗位职责、主要业务范围和业务流程。第二，数据流向，包括本部门所有涉及到的表单及报表汇总列表，注明表单编号、表单全称、表单中的内容、各联的去向，及由谁负责签单等。第三，业务部门的业务问题汇总及需求总结。第四，目前所用的系统软件、硬件及使用性能状况等。
由于最终的业务需求报告必须准确地描述业务需求，并尽可能地使业务人员和最终用户理解。因此，该公司进行撰写业务需求报告时，明确规定由精通业务的业务人员自己提出，精通信息化系统的项目组成员辅助，双方尽可能多沟通，尽量把业务需求通过信息化表达出来。因此，该公司在业务需求场景和业务模型中基本涵盖了所有的业务需求。总而言之，该公司的业务需求报告能够反映出的详细业务在业务流程中追踪和描述，而且业务需求报告大多是通过图形或流程图描述出的，这样比单纯用文字描述的需求报告更容易让用户理解。结果证明，该公司的业务调研报告和需求报告给该公司的系统选型奠定了基础，并得到实施顾问的一致好评。
3 结 语
本文以广东某一大型机电装备制造企业实施ERP项目前的业务流程调研和业务需求报告的撰写过程为基础，结合该企业自身的特点，归纳和总结了一种制造型企业实施ERP项目的业务需求调研方法，希望能给后续企业实施ERP项目提供一种适用的方法论。